DES SAGES-FEMMES
Manuel Du Congres International
Février 1999
La Confédération
internationale des sages-femmes convoque tous les trois ans un Congrès
international de sages-femmes dans un lieu convenu par le Conseil
international.
Chaque Congrès a pour
but de faire progresser les objectifs de la Confédération tels qu'ils sont
décrits dans la Constitution et la Déclaration de stratégie globale.
Ce manuel a été préparé
afin de conseiller:
·
Les associations membres qui
décident de présenter leur candidature afin d'accueillir un futur Congrès
international des sages-femmes
·
Les associations membres qui
sont choisies par le Conseil pour accueillir un Congrès sur la façon de
planifier et de gérer cette rencontre
·
Le Conseil, le Comité exécutif,
le Conseil d'administration et la Secrétaire générale afin de les aider à
déterminer ce qui est nécessaire à chaque étape du processus pour garantir la
réussite du Congrès triennal.
Comme
il a été écrit sur la lettre de présentation du questionnaire de Demande d’Organisation du Congrès Triennal, ce Manuel pourrait
changer considérablement si le Conseil décide d’engager un Organisateur
Professional de Congrès d’ ICM.
Les
points sujets à un possible changement sont remarqués en italique.
Introduction
De nombreux facteurs
entrent en jeu pour juger de la réussite d'un Congrès triennal: la qualité du
programme scientifique; la représentativité sur le plan mondial des
sages-femmes présentes; les répercussions du Congrès au niveau national,
régional et international; le programme des activités annexes (dans quelle
mesure les sages-femmes ont réussi à communiquer avec d'autres sages-femmes);
et l'aspect financier (le coût de l'enregistrement, de l'hébergement, de la vie
quotidienne; l'accès – le prix du billet d'avion; et le résultat – à savoir si
la rencontre a enregistré un bénéfice ou une perte).
Un Congrès réussi
contribue de façon incalculable à améliorer le statut de la profession de
sage-femme que ce soit dans le pays d'accueil ou sur le plan international.
Ce manuel a
principalement été rédigé à partir de la Constitution et des Statuts
administratifs de la Confédération ainsi que de précédentes directives. Les
nouvelles informations sont incluses afin d'exposer clairement à toutes les
personnes concernées ce qui se passe à chaque phase du processus et le rôle que
doivent jouer tous les protagonistes qui participent à la préparation d'un
Congrès.
On peut identifier
quatre phases principales dans un cycle de six ans pour chaque Congrès:
·
La présentation au Conseil
d'une demande d'autorisation à organiser un Congrès
·
Les trois premières années
·
Les trois dernières années
précédant le Congrès et y compris le Congrès
·
La clôture des différentes
questions liées à la gestion d'un Congrès
Ce manuel a pour but
d'aider les associations membres à négocier avec succès chacune de ces phases. Il
expose ce qui est exigé de toutes les parties: l'association membre, le bureau
central, le Conseil d'administration, le Comité exécutif et le Conseil afin que
chacune de ces parties comprenne clairement les responsabilités des autres.
Rassemblement de
sages-femmes des quatre coins du monde afin qu'elles puissent partager leurs
connaissances et discuter et promouvoir des questions qui intéressent la
profession de sages-femmes et qui sont liées aux soins à prodiguer aux femmes
pendant toute leur vie reproductive et à leurs nourrissons.
Tous les trois ans: au
plus tôt deux ans et neuf mois et au plus tard trois ans et trois mois.
Tout pays du monde où il
y a une association membre active. Il est souhaitable d'établir un roulement
tous les trois ans entre les régions de la Confédération.
1999 Manille, Philippines
1996
Oslo, Norvège
1993
Vancouver, Canada
1990
Kobe, Japon
1987
La Haye, Pays-Bas
1984
Sydney, Australie
1981
2002
Vienne, Autriche
2005 Brisbane, Australie
- En collaboration
En association avec l'OMS, l'UNICEF et d'autres
agences de l'ONU sur des thèmes convenus par les partenaires, ils sont
organisés entre la réunion du Conseil et le Congrès pendant deux jours et demi
avec des participants invités.
Organisés
pendant le Congrès pendant deux heures – maximum 5 ateliers – ils font partie
du programme. Les sujets sont décidés par le Conseil d'administration et ont
pour but de tirer partie de l'expertise des sages-femmes présentes au Congrès
afin d'accroître les connaissances et d'élargir le point de vue de
l'organisation sur un sujet donné.
La programmation d'ateliers/réunions
supplémentaires peut être négociée avec l'association organisatrice par le
Conseil d'administration au plus tard deux jours avant le Congrès, à condition
que leurs répercussions sur le budget soit neutre.
·
Congrès: Maximum 5 jours, y compris les séances
d'ouverture et de clôture
·
Conseil: Maximum 4 jours
·
Au total, avec toutes les
activités associées: 14 jours
Conditions requises des associations membres qui
présentent leur candidature à l'organisation d'un Congrès
Toute association membre
intéressée par le fait d'organiser un Congrès devrait lire ce manuel, contacter
la Secrétaire générale si elle a besoin de clarifications et être prête à faire
le nécessaire pour soumettre une proposition au Conseil.
Une fois que
l'association décide de donner suite à sa demande, elle doit suivre la
procédure suivante:
Neuf mois avant la
prochaine réunion du Conseil prévue, la Secrétaire générale envoie aux
associations membres un appel de candidatures pour organiser le Congrès qui se
tiendra dans sept ans (calendrier basé sur l'organisation de Congrès
triennaux), ainsi qu'un exemplaire de ce manuel.
Les associations membres
devront renvoyer leur dossier de candidature dûment rempli dans un délai de six
mois.
Pour être acceptables,
les candidatures devront:
·
Etre rédigées sur le papier à
en-tête officiel de l'association et être signées par la Présidente et la
Secrétaire.
·
Contenir les informations
suivantes:
·
Emplacement proposé du Congrès
·
Dates envisagées
·
Locaux proposés et
infrastructures qu'ils contiennent
·
Disponibilité d'interprètes
pour les réunions du Conseil et du Congrès
·
Ressources et infrastructures
qui seront disponibles pour les réunions du Conseil, du Comité exécutif, du
Conseil d'administration et les réunions régionales
·
Facilité d'accès du lieu
envisagé pour l'organisation du Congrès au sein du pays et de la ville y
compris facilité de transport pour accès à l'aéroport international le plus
proche.
·
Tout problème d'entrée dans le
pays qui pourrait se poser pour tout ressortissant d'un des pays dans lequel la
Confédération a actuellement une association membre.
·
Emplacement et gamme d'hôtels
disponibles y compris coût actuel des chambres à proximité du lieu envisagé
pour le Congrès.
·
Résumé de l'expérience de
l'association en matière d'organisation de conférences nationales et
internationales.
·
Preuve que l'association
dispose des infrastructures et du cash-flow nécessaires pour prendre en charge
la gestion d'une telle manifestation jusqu'à ce qu'elle reçoive les frais
d'enregistrement des participants.
·
Présentation générale de la
façon dont l'association prévoit d'organiser le Congrès si sa candidature est
acceptée.
·
L'association devra accepter de
passer des contrats avec la Confédération au sujet de l'organisation du
Congrès, du versement à l'ICM d'un pourcentage convenu des frais
d'enregistrement de chaque participante, du déboursement de tout bénéfice et de
l'amortissement de toute perte encourue par l'association.
·
Description des infrastructures
qui seront mises à la disposition du secrétariat du bureau central de l'ICM, de
la période précédant le Conseil jusqu'à 24 heures après la fin du Congrès.
·
Preuve que les autorités
gouvernementales et touristiques appropriées soutiennent la candidature de
l'association.
·
Exposé présentant les
répercussions de l'organisation d'un Congrès international de la Confédération
sur la profession de sage-femme dans ce pays et cette région.
Les dossiers de
candidature pourront être soumis en anglais, en français ou en espagnol. Les
associations peuvent, si elles le souhaitent, soumettre toutes informations
supplémentaires qui pourraient appuyer leur candidature. Les déléguées au
Conseil de chaque association auront la possibilité de faire une présentation
au Conseil pour soutenir leur dossier de candidature.
Evaluation
des dossiers de candidature
·
Tous les dossiers de candidature
seront datés à leur réception par le bureau central qui en accusera la
réception.
·
Si un dossier ne contenait pas
toutes les informations requises, la Secrétaire générale en aviserait
l'association et lui donnerait l'occasion de compléter son dossier avant la
réunion pendant laquelle le Conseil d'administration étudiera les candidatures.
·
Aucune autre clarification ne
sera demandée, sauf si le Conseil d'administration en exprime le désir.
·
Aucun dossier ne sera accepté
après la date limite de réception des candidatures.
·
Le Conseil d'administration
évaluera toutes les candidatures et basera ses recommandations au Conseil
international sur les critères contenus dans ce manuel. Afin de faciliter son
travail, le Conseil d'administration pourra commander une étude de faisabilité
sur le lieu proposé et la capacité de l'association membre à accueillir un
Congrès, qui sera entreprise soit par la Secrétaire générale, soit par un
membre du Conseil d'administration, soit par une représentante régionale ou une
sage-femme ayant des connaissances appropriées pour entreprendre cette tâche.
Les coûts de cette étude seront pris en charge en collaboration par
l'association membre et la Confédération.
·
L'analyse de chaque dossier de
candidature sera communiquée aux déléguées avec d'autres documents associés à
la réunion du Conseil.
Le dossier de
candidature
·
A été reçu avant la date limite
·
Est complet et correctement
signé.
·
Exprime clairement comment, d'après
l'association, l'organisation d'un tel Congrès pourrait renforcer la profession
de sage-femme dans le pays et la région
·
Démontre un soutien vis-à-vis
de la mission et des objectifs de la Confédération
·
Démontre que l'association a
participé à l'initiative de la Maternité heureuse
·
Démontre que l'association a la
capacité et les ressources financières d'organiser un Congrès
·
Contient les grandes lignes du
plan d'action envisagé en cas de succès de la candidature qui prouve que
l'association a bien compris les enjeux.
·
Indique que l'association a
cherché ou cherchera des sponsors.
·
Prouve que l'association est
capable de gérer la principale rencontre du programme de travail de la
Confédération.
·
Prouve que les locaux
sélectionnés pour le Congrès ont la capacité et la flexibilité d'accueillir un
Congrès.
·
A le soutien des membres de
l'association.
·
Soutient l'idée d'organiser des
Congrès successifs dans différentes régions de l'ICM.
·
La décision sera prise par le Conseil
international. Toutes les déléguées recevront avec les documents associés à la
réunion le rapport et l'analyse du Conseil d'administration sur toutes les
candidatures reçues.
·
Pendant le Conseil, les
déléguées de chaque association qui ont déposé leur candidature, seront
autorisées à faire une brève présentation au Conseil qui n'excédera pas 10
minutes. Le jour et l'heure approximative à laquelle ces présentations seront
faites, seront précisés dans l'ordre du jour distribué avec les documents du Conseil,
ainsi que l'heure à laquelle le vote
aura lieu. L'association est responsable de s'assurer de la présence de
déléguées qui représenteront ses intérêts à cette occasion.
La Secrétaire générale
informera officiellement toutes les associations membres ayant soumis une
candidature, du résultat du vote.
La représentante de
l'association membre sélectionnée devra:
·
Fournir au Conseil le nom et un
bref CV de la personne qu'elle souhaite désigner comme Vice-présidente, et si
possible, être en mesure de présenter cette sage-femme à la réunion.
·
Etre prête à rencontrer le
Conseil d'administration et la Secrétaire générale afin de discuter comment le
projet sera géré au cours des six prochaines années pendant le Congrès.
Un contrat officiel sera
signé entre l'association et la Confédération dans les trois mois suivant la
fin de la réunion du Conseil.
Responsabilités du
Conseil:
·
Sélectionne l'association membre
qui organisera le Congrès.
·
Contrôle le respect des
obligations contractuelles et autres liées au programme scientifique et à la
gestion financière de chaque Congrès.
·
Reçoit et adopte les comptes
vérifiés pour chaque Congrès.
·
Décide des politiques qui
dicteront le déroulement de chaque
Congrès.
·
Révise régulièrement ce manuel.
Responsabilités du
Comité Exécutif:
·
Adopte le thème du Congrès et
recommande son adoption par le Conseil.
·
Adopte le logo du Congrès sur
proposition de l'association organisatrice.
·
Reçoit les rapports
intérimaires des associations membres responsables des Congrès précédents et
des deux prochains Congrès prévus.
·
Propose au Conseil des
recommandations pour la gestion de futurs Congrès.
Responsabilité du
Conseil d'administration:
·
S'assure que l'appel de
candidatures pour l'organisation d'un Congrès est effectué conformément au
calendrier avant chaque réunion du Conseil.
·
S'assure que tous les documents
à l'appui de chaque candidature sont disponibles afin de permettre des
comparaisons justes et équitables.
·
Elabore une recommandation pour
le Conseil sur la base des critères de sélection et au mieux des intérêts de la
Confédération.
·
Vérifie que les représentantes
de chaque association membre qui a posé sa candidature, connaissent la date et
l'heure à laquelle elles doivent faire une présentation au Conseil.
·
Etablit des rapports de soutien
et des liens efficaces avec les associations membres à qui on a confié
l'organisation d'un Congrès.
·
Travaille avec chaque
association organisatrice et contrôle le déroulement de la gestion et de
l'organisation de chaque Congrès et réunions associées de la Confédération.
·
Réagit rapidement lorsqu'une
association organisatrice n'agit pas au mieux des intérêts de la Confédération.
·
Convient en collaboration avec
l'association organisatrice du contenu de toute circulaire, notification,
demande d'exposés, structure et contenu de programmes avant leur distribution.
·
Informe le Conseil et, entre
les réunions du Conseil, le Comité exécutif de toute inquiétude qu'il pourrait
avoir au sujet des dispositions prises pour l'organisation d'un Congrès à
venir, et fournit à la réunion à mi-échéance de la période triennale du Comité
exécutif une évaluation de la gestion du précédent Congrès.
Responsabilités du
secrétariat du bureau central
·
Soutient les organisations
membres qui envisagent de poser leur candidature pour l'organisation d'un
Congrès.
·
Etablit des rapports de travail
efficaces avec les associations organisatrices pendant toutes les phases
d'organisation et de clôture d'un Congrès.
·
Aide à promouvoir un Congrès.
·
Assure une liaison avec
l'association organisatrice au sujet de l'organisation des réunions du Comité
exécutif du Conseil international et du Conseil d'administration, des ateliers
pré-congrès et de tout autre atelier convenu.
·
Etablit l'ordre du jour et le
procès-verbal de réunions entre les représentantes des associations
organisatrices et les membres du Conseil d'administration.
·
Etablit l'ordre du jour et le
procès-verbal du Comité pour le programme professionnel.
·
Regroupe et assure la mise à
jour des copies de contrats/accords entre le Conseil de l'association
organisatrice et le Conseil d'administration.
·
Participe à l'identification de
sources de soutien financier.
Responsabilités de
l'association organisatrice :
·
Remplit ses engagements
inhérents à l'organisation d'un Congrès.
·
Fournit des rapports au
Conseil, au Comité exécutif et au Conseil d'administration selon un calendrier
convenu.
·
Etablit des processus
financiers et budgétaires solides pour le Congrès en collaboration avec le
Conseil d'administration.
·
Travaille efficacement avec le
bureau central et le Conseil d'administration.
·
Maintient la réputation et le
standing de la Confédération.
·
Applique les politiques et les
exposés de prise de position de la Confédération dans l'organisation et la
gestion d'un Congrès.
·
Reconnaît qu'il ne peut y avoir
de report de responsabilités sur la Confédération dans le cas de la création
d'une autre organisation ou société pour gérer le Congrès.
·
Etablit un comité local de
gestion du Congrès, un Comité pour le programme professionnel et tout autre
sous-comité qui peut être considéré comme nécessaire à la bonne gestion du
Congrès.
L'association membre
concernée devra pendant cette période:
·
Signer un contrat pour
l'organisation du Congrès. Le bureau central est responsable de lancer ce
processus.
·
Former un comité de
planification/gestion du Congrès afin de gérer l'organisation de celui-ci.
Le/la vice-président(e) de la Confédération doit être membre de ce comité. Il/elle en tant qu'administrateur/trice de la Confédération est doublement
responsable de représenter les intérêts de l'association organisatrice auprès
de la Confédération et de représenter les intérêts de la Confédération auprès
de l'association organisatrice.
·
Reconnaître que c'est
l'association membre qui est chargée du Congrès et en détient la
responsabilité. S'il était décidé de former une société pour gérer la
rencontre, tout accord passé avec la Confédération n'en demeurerait pas moins
valide.
·
Former un Comité pour le
programme scientifique/professionnel responsable vis-à-vis du Comité de gestion
du Congrès créé par l'association et subordonné au Comité pour le programme
professionnel établi par le Conseil.
·
Nommer, s'il en a été décidé
ainsi, un organisateur de conférence professionnel pour aider à gérer le
Congrès.
·
Considérer les avantages pour
le Congrès de sélectionner une compagnie aérienne pour la rencontre.
·
Confirmer les dates du Congrès
et réserver des locaux.
·
Faire une réservation groupée
de chambres d'hôtel à des prix divers pour le Congrès.
·
Vérifier que toutes les
autorités gouvernementales et touristiques connaissent les dates auxquelles le
Congrès aura lieu.
·
Concevoir la présentation de
tous les articles de papeterie qui seront utilisés spécifiquement pour le
Congrès. Ils devraient comprendre l'en-tête de la Confédération, le lieu, les
dates et le thème du Congrès (une fois convenus par le Comité exécutif). Ils
pourront également inclure le logo adopté pour le Congrès. L'association membre
est responsable d'obtenir l'approbation du Conseil d'administration pour la
conception et présentation de tous les articles de papeterie qui seront
utilisés pour le Congrès.
·
Elaborer une stratégie pour la
promotion du Congrès et en parler avec le Conseil d'administration.
L'association organisatrice est responsable de la distribution de tout le
matériel promotionnel. Elle commencera pendant la période pré-Congrès.
·
Elaborer un budget provisoire
basé à cet étape sur les coûts/recettes connus et estimés. Ce qui est important
à ce stade, c'est d'identifier tous les postes de dépenses et de revenus liés à
l'organisation du Congrès. Le budget devrait être basé sur trois estimations de
chiffres de participation au Congrès. Il devra être modifié au début de la
période triennale suivante. Il ne faut pas oublier que le Conseil peut prendre
une décision qui pourrait avoir des répercussions sur le budget du prochain
Congrès. Des sous-budgets devraient être préparés pour chaque activité qui aura
lieu pendant la durée du Conseil/Congrès.
Rapports (première période triennale)
La Vice-présidente, en
sa qualité d'agent de l'association organisatrice, présente des rapports
autorisés par l'association aux réunions du Conseil et du Comité exécutif
organisées pendant cette période et au Conseil d'administration tous les six
mois. Ces rapports devraient contenir des informations sur:
·
La façon dont progresse la
préparation des infrastructures pour gérer le Congrès, des informations sur la
réservation des locaux et un budget provisoire.
·
Les références de
l'organisateur du Congrès nommé pour aider l'association organisatrice et les
accords financiers entre ces deux parties.
·
Les noms de trois cabinets de
commissaires aux comptes de réputation internationale, suggérés par
l'association organisatrice afin de réaliser la vérification comptable pour la
Confédération. Cela devrait avoir lieu vers la fin de la période triennale.
·
Un rapport sur les négociations
menées avec d'éventuels sponsors devrait également être fourni.
·
Un relevé des comptes épurés du
Congrès devra être soumis au Conseil à la fin de la période.
L'association
organisatrice est responsable de prendre financièrement en charge la
participation de la Vice-présidente aux réunions du Conseil, au Comité exécutif
et au Conseil d'administration au moins une fois par an.
Le résultat des réunions
du Comité pour le programme professionnel de l'association organisatrice
pendant la première période triennale devrait être rapporté au Conseil
d'administration.
Si ces rapports ne sont
pas fournis, le Conseil d'administration et le Comité exécutif pourront décider
de retirer l'organisation du Congrès à l'association organisatrice, sauf s'ils
sont convaincus que l'association membre gère le projet efficacement.
Le procès-verbal de
chaque réunion du Conseil d'administration sera envoyé avant la rédaction
définitive à l'association organisatrice.
Tous les accords passés
seront confirmés par écrit par la Secrétaire générale.
Pendant le Congrès qui
précède celui dont l'association membre est responsable, les représentantes de
l'association y compris la présidente de la prochaine période triennale, se
réuniront avec le Conseil d'administration afin de convenir:
·
La proportion des frais
d'enregistrement des participantes présentes pendant tout le Congrès et de
celles qui ne participent qu'à une seule journée, due à la Confédération et
quand cette somme sera transférée au bureau central.
·
Tout ce qui est requis pour les
réunions du Conseil, du Comité exécutif, du Conseil d'administration régional
et des ateliers associés et les services de traduction simultanée, en fonction
des décisions prises au Conseil et de la priorité accordée à ces questions.
Fourniture de bureaux pour le secrétariat de l'ICM.
·
L'acceptation de toute perte
financière par l'association organisatrice.
·
La base sur laquelle
s'effectuera la répartition de tout bénéfice entre l'association organisatrice
et la Confédération. En général, toute somme obtenue au nom de la Confédération
sera considérée comme appartenant à la Confédération. La répartition exacte
sera décidée en consultation directe avec l'association organisatrice et la
décision prise reflétera les besoins de développement de l'association et les
objectifs de la Confédération.
·
Les coûts associés aux frais
d'enregistrement, aux frais d'hôtel de la Secrétaire générale et du Conseil
d'administration. NOTEZ – Le bureau central de la Confédération
Internationale des sages-femmes est responsable des frais de transport du
Secrétariat de l'ICM, du Conseil d'administration et de tous les frais du
service de Secrétariat. Les associations membres (ou les sages-femmes
individuelles concernées) devront prendre en charge tous les frais de
participation de tout membre du Comité exécutif ou déléguées au Conseil.
·
Le cabinet de commissaires aux
comptes chargé de la vérification des comptes du Congrès dont les honoraires
seront pris en charge par le compte du Congrès
·
La soumission au Conseil
d'administration, au Comité exécutif et au Conseil international des comptes de
recettes et de dépenses annuelles vérifiés et du bilan final vérifié dans les
neuf mois qui suivront l'achèvement du Congrès.
·
La date limite à laquelle tout
ou partie des fonds correspondant à la part de la Confédération sera transférée
au bureau central et l'assurance que cela se passera sans problème.
·
La date limite à laquelle le
prêt de départ fourni par le bureau central devra venir alimenter le cash-flow
de l'association pour l'organisation du Congrès. La disponibilité de ce prêt
dépendra de la date à laquelle le bureau central recevra le remboursement de
l'association organisatrice du Congrès précédent.
Toutes ces questions
formeront la base d'accords/de contrats écrits qui devront être expédiés à
l'association organisatrice par le bureau central et renvoyés dans les trois
mois à compter de cette réunion.
L'association
membre chargée de l'organisation d'un Congrès est responsable de tous les
aspects financiers du Congrès. Il est recommandé de prévoir dès le début des
comptes spécifiques au Congrès qui seront séparés de ceux concernant toutes les
autres opérations de l'association.
Le
budget provisoire qui avait été préparé au cours de la première période
triennale est maintenant révisé afin de prendre en compte tous les coûts
impliqués dans la gestion du Congrès, y compris les réunions du Conseil, du
Comité exécutif, des groupes régionaux et du Conseil d'administration. Des
sous-budgets devraient être préparés pour chaque réunion. Le budget devrait
indiquer les sources de revenus qui couvriront les coûts et les bénéfices ou
pertes envisagés.
Le
budget devrait être basé sur trois estimations de chiffres de participation. Le
nombre de participantes requis pour que le Congrès rentre dans ses frais et
deux autres prévisions qui représentent des estimations raisonnables basées sur
des chiffres de participation récents à d'autres Congrès, et qui indiquent une
marge bénéficiaire.
Etant
donné que le montant des frais d'enregistrement sera établi en fonction de ces
estimations, il est important de limiter autant que possible les dépenses sans
pour autant mettre en danger la qualité du Congrès.
Le
budget définitif devra être présenté au Conseil d'administration à la première
réunion organisée pendant la période triennale, afin d'obtenir son accord.
Après cela, toute modification devra être convenue entre l'association
organisatrice et le Conseil d'administration. Des états financiers annuels
vérifiés sont requis. Les dates de l'exercice financier sont les mêmes que
celles de la Confédération.
Il est nécessaire que
l'association organisatrice et le Conseil d'administration travaillent en
collaboration étroite en matière de collecte de fonds et d'évaluation de
sponsors éventuels afin qu'il n'y ait pas dédoublement de leurs efforts et
qu'ils puissent se soutenir mutuellement.
L'association
organisatrice est responsable de rédiger des comptes-rendus des préparatifs que
la Présidente présentera en son nom à:
·
La réunion du Conseil et du
Comité exécutif
·
Chaque réunion du Conseil
d'administration
Ces rapports devraient
détailler les dispositions prises pour le Congrès et les activités précédentes
comme les ateliers du Conseil et pré-Conseil, le contrôle du budget, le
programme des activités annexes, tout événement dans le pays qui pourrait avoir
des répercussions sur le Congrès, les collectes de fonds effectuées, tout autre
soutien obtenu, toute inquiétude, toute initiative que l'association
organisatrice souhaite proposer au Conseil d'administration. Le Comité exécutif
devrait recevoir lui aussi ces rapports.
Un rapport séparé
concernant le Programme Professionnel/Scientifique sera soumis au Comité pour
le Programme professionnel.
Si ces rapports ne sont
pas fournis, le Conseil d'administration et le Comité exécutif pourront décider
de retirer l'organisation du Congrès à l'association organisatrice, sauf s'ils
sont convaincus que l'association membre gère le projet efficacement.
Des procès-verbaux de
chaque réunion du Conseil d'administration seront rédigés et envoyés avant leur
rédaction définitive à l'association organisatrice.
Tout accord avec
l'association organisatrice sera confirmé par écrit par la Secrétaire générale.
·
A chaque Congrès toutes les
participantes devraient recevoir une "Annonce préliminaire" du
Congrès suivant. Elle devrait inclure un formulaire d'enregistrement et
d'expression d'intérêt.
·
La Présidente de la période
triennale suivante aura 15 minutes, au cours de la session de clôture du
Congrès pour inviter les participantes au prochain Congrès.
·
Au cours des deux premières
années, toutes les associations membres devraient recevoir du matériel
promotionnel qui sera inclus chaque année dans les publications de
l'association.
·
Une annonce /demande d'exposés
initiales devrait être distribuée à toutes les associations membres au plus
tard 18 mois avant le Congrès suivant et dans des proportions qui reflètent la
représentation de cette association au Congrès précédent. Elle devrait
également être distribuée à toutes les personnes ayant participé au précédent
Congrès en utilisant la liste d'adresses et à toutes autres sources susceptibles
de générer des participants au Congrès.
·
L'acceptation ou le rejet des
exposés devrait avoir lieu au plus tard 9 mois avant le Congrès.
Le Comité pour le
programme professionnel de l'association organisatrice travaille en
collaboration étroite avec le Comité pour le programme professionnel du Congrès
de la Confédération (voir Thèmes d'orientation du Comité pour le programme
professionnel).
Avant que la demande
d'exposés puisse être envoyée, la structure du programme de 4/5 jours doit être
décidée: nombre de sessions plénières et concomitantes, d'ateliers et de
séances d'affiches. La structure définitive du programme reflétera les réponses
à la demande d'exposés.
Lors de la préparation
du programme, il devrait y avoir un nombre limité d'intervenants experts
spécifiquement invités pour parler au Congrès. Tous les efforts devraient être
mis en œuvre pour tirer profit des connaissances et des compétences de
sages-femmes d'associations membres ou de groupes de sages-femmes qui ont fait
une demande d'adhésion.
Le programme devrait
insister sur le développement de la profession de sage-femme dans toute sa
diversité. Par conséquent, 75% au moins des exposés/du temps imparti devraient
être consacrés à des présentations faites par des sages-femmes.
Les programmes des
Congrès successifs n'ont pas à être des copies conformes du Congrès
précédent. Il est souhaitable que le
programme aborde de façon originale les progrès réalisés dans l'art et la
science de l'obstétrique et la fourniture de soins de maternité de qualité.
Les
personnes qui proposeront des rapports devront préciser leurs qualifications
professionnelles, et donner leur permission avant que leur nom et leur adresse
soient portés au livre des rapports.
L'association
organisatrice pourra recommander au Conseil d'administration le nom d'une
personne qui pourrait ouvrir le Congrès et celui-ci devra donner son accord
avant que la personne soit invitée à jouer ce rôle.
Les personnes invitées à
présider des sessions devraient dans la mesure du possible être nommées par les
associations membres.
Tous
les efforts devraient être mis en œuvre pour publier les exposés présentés au
Congrès et remettre à chaque participante, à la fin de la réunion, une copie du
compte-rendu. La demande d'exposés devrait préciser les dates auxquelles les
exposés devront être déposés et leur longueur pour publication. Les
participantes pourront avoir à payer un supplément pour obtenir une copie.
Toutes les personnes dont les exposés ont été acceptés devront être informées
de la date à laquelle elles doivent effectuer leur enregistrement au Congrès
étant donné que tous les exposés doivent être présentés par leur auteur.
Trois types d'ateliers
pourront être organisés:
·
Pré-congrès. Ces ateliers feront l'objet d'accords séparés
avec le bureau central de l'ICM, les agences qui travaillent en collaboration
avec l'association et l'association organisatrice.
·
Concomitants, entre le début du
Conseil et la fin du Congrès. Une série d'ateliers, de groupes de travail ou de
forums pourront être organisés par le Conseil d'administration en collaboration
avec l'association organisatrice. Dans la mesure du possible, un préavis de 18
mois sera donné de ce qui est requis pour organiser ces ateliers.
·
Suite à la soumission de
rapports – si acceptés pour un maximum de deux sessions de Congrès et s'ils ne
nécessitent aucune infrastructure.
Les
auteurs doivent s'enregistrer pour le Congrès et se libérer à l'heure spécifiée
pour parler de ces affiches avec les participantes au Congrès.
Dans la mesure du
possible, des dispositions devraient être prises pour que les participantes au
Congrès visitent des services d'obstétrique, des maternités et tout autre lieu
à proximité de l'endroit où se tient le Congrès, où les sages-femmes exercent
leur métier. Un supplément pourra être réclamé pour ces visites.
Un service
religieux basé sur un concept œcuménique
pourra précéder l'ouverture officielle du Congrès.
L'association
organisatrice devra décider si elle souhaite inclure des activités annexes.
Celles-ci pourront être intégrées au programme en option contre paiement d'un
supplément.
En général, il est
préférable de tout mettre en œuvre pour que les frais d'enregistrement soient
aussi bas que possible, même si cela signifie que les participantes doivent
payer des suppléments pour certaines activités.
Un exemplaire du
programme proposé pour chaque cérémonie devra être présenté à la réunion du
Conseil d'administration pour accord, neuf mois au moins avant le Congrès.
·
Invités officiels – la
responsabilité de la préparation de la liste des invités pour la cérémonie
d'ouverture repose sur:
- L'association
organisatrice pour tous les invités et les représentantes nationales du pays
- Le
bureau central de la Confédération pour toutes les représentantes des
associations internationales et les agences de financement qui ont soutenu le
Congrès. La Secrétaire générale devrait envoyer les noms et adresses à
l'association organisatrice neuf mois avant le Congrès.
L'association
organisatrice est responsable d'envoyer les invitations.
La cérémonie d'ouverture
devrait inclure:
·
Une mention des membres du
Conseil international, du Comité exécutif, du Conseil d'administration et de
toute ancienne présidente présente au Congrès; une mention des associations
membres par un défilé des drapeaux nationaux; une mention des participantes
d'autres pays et enfin, le "drapeau" de la Confédération.
·
Discours d'un dignitaire choisi
pour inaugurer l'ouverture du Congrès.
·
Discours de la présidente sur
le thème du Congrès.
La cérémonie de clôture
devrait inclure:
·
Un rapport de la réunion du
Conseil, de l'atelier pré-congrès et dans cet ordre, l'accueil du nouveau
Comité exécutif, du Conseil d'administration et de la nouvelle Présidente. Puis
la nouvelle Présidente invite les participantes au Congrès suivant en précisant
le lieu, les dates et le thème du prochain Congrès. Une présentation
audiovisuelle promotionnelle pourra accompagner cette invitation.
·
La Présidente sortante clôt
officiellement le Congrès.
L'association organisatrice est responsable de la publicité avec l'aide du
personnel du bureau central de la Confédération. Une fois que le Congrès a
débuté, la publicité devrait mettre l'accent sur son aspect international, sur
la Confédération, ses aspirations, et l'importance des soins prodigués par les
sages-femmes pour la mère et le nouveau-né.
La Secrétaire générale et la personne responsable des relations publiques
et des rapports avec les médias devraient travailler en collaboration étroite.
Une exposition commerciale pourra être organisée en même temps que le
Congrès. Des dispositions devront être prises pour réfuter tout soutien des
articles présentés par la Confédération Internationale des Sages-femmes. Les
déclarations de politique de la Confédération qui gouvernent de telles
dispositions devraient être mentionnées.
Les listes d'adresses sont considérées comme un bien propre de la
Confédération et ne peuvent être données, vendues ou louées sans l'approbation
expresse du Conseil d'administration.
Une copie de ces listes sera mise à la disposition de l'association membre
qui accueillera le prochain Congrès.
Documentation
Toutes les décisions concernant la gestion du Congrès doivent être
confirmées par écrit sur papier à en-tête de l'ICM et être signées par la
Secrétaire générale (ou en son absence, la Trésorière ou la Directrice du
Conseil d'administration).
De même, les accords passés par l'association membre doivent être confirmés
par écrit sur le papier à en-tête officiel de l'association et signés par les
Administratrices désignées par l'association.
Liste de contrôle des infrastructures requises pour les réunions de la
Confédération et du Congrès
Elles sont énumérées dans l'ordre dans lequel elles sont généralement
requises:
·
Secrétariat de la Confédération 1 grande pièce requise contenant
des ordinateurs/traitements de texte, des photocopieuses, des téléphones et
l'accès à un fax. Accès facile à des rafraîchissements. Devra être disponible
deux jours avant le Conseil et 24 heures après la fin du Congrès.
·
Conseil d'administration 1 pièce à proximité du Secrétariat de la Confédération qui pourra être
utilisée pour les petites réunions. Disponible un jour avant le Conseil et
jusqu'à la fin du Congrès.
·
Comité exécutif Une salle suffisamment vaste pour organiser une réunion de deux heures
avant le Conseil et une demi-journée maximum après la fin du Congrès. Des
services de traduction simultanée ne sont pas requis.
·
Réunions régionales de déléguées au Conseil – réunion
de 2 heures avant le Conseil. Des services de traduction simultanée ne sont pas
requis. De représentantes régionales et
de participantes au Congrès – pendant le Congrès. Quatre régions, prévoir une
salle pendant la pause du midi. Des services de traduction simultanée ne sont
pas requis et des rafraîchissements ne sont pas nécessaires.
·
Réunion du Conseil Une salle suffisamment grande pour
pouvoir contenir le nombre optimum de déléguées, représentantes régionales et
Administratrices de la Confédération. Les tables devront être disposées de
façon telle que les déléguées pourront se voir, par exemple, en fer à cheval.
Il faudra prévoir de plus un espace suffisant pour que le Secrétariat du
Conseil enregistre les réunions, ainsi que pour les scrutatrices et les
services de traduction simultanée en anglais, espagnol, français et la langue
de l'association organisatrice.
Le système audio devrait prévoir un micro pour chaque délégation
d'association membre, représentantes régionales, administratrices et pour la
Secrétaire générale.
Il faudra également prévoir un lieu à l'écart des déléguées du Conseil où
les observateurs pourront s'asseoir, regarder et entendre les débats.
Prévoir une salle pour que les commissions permanentes sur la recherche, la
conduite professionnelle et la formation se réunissent au moins une fois
pendant une pause du midi au cours du Congrès.
Pendant les 14 jours, l'association organisatrice devra maintenir un
secrétariat de Congrès sur place et prévoir une salle pour le Comité pour le
Programme professionnel/scientifique.
L'association organisatrice est responsable de liquider les comptes dès que
possible et de soumettre au Conseil d'administration dans les six mois un état
financier vérifié ou, si cela n'est pas possible, une explication détaillée de
l'étape du processus de liquidation des comptes.
·
Les sommes dues à la
Confédération pour les frais d'inscription devraient être envoyées dans les six
mois.
·
Le prêt/la subvention de départ
devrait également être remboursé(e) au bureau central au plus tard six mois
après la fin du Congrès.
·
Une fois que les comptes
vérifiés ont été reçus, l'association organisatrice devra entrer en discussion
avec le Conseil d'administration au sujet du déboursement de tout bénéfice.
·
Un rapport final du Congrès, y
compris les comptes vérifiés est présenté au Comité exécutif.
·
Un rapport ou toute évaluation
du programme du Congrès est envoyé au Conseil d'administration et mis à la
disposition de l'association organisatrice du Congrès suivant et du Comité pour
le programme professionnel.
Si une association membre dont la candidature avait déjà été acceptée pour
organiser un Congrès décide que pour des raisons en dehors de son contrôle,
elle n'est pas en mesure d'organiser le Congrès et qu'elle confirme ce fait par
écrit au Conseil d'administration, les associations membres qui avaient posé
leur candidature au même moment devront être contactées par le Conseil
d'administration afin de savoir si elles souhaitent poser à nouveau leur
candidature. Si aucune des associations ne souhaite reposer sa candidature,
toutes les associations membres seront à nouveau invitées à poser leur
candidature.
Après avoir étudié les mérites de chaque candidature, le Conseil d'administration
enverra à chaque association membre et membres du Comité exécutif un résumé des
propositions reçues et le résultat de l'étude de chaque proposition en fonction
des critères exposés. Chaque association membre et membre du Comité exécutif recevra
un bulletin de vote à remplir et à renvoyer au bureau central au plus tard 4
semaines à compter de la date à laquelle il a été envoyé.
Si le Conseil ou, entre les réunions triennales, le Comité exécutif
n'étaient pas convaincus que l'association organisatrice faisait des
préparatifs adéquats pour le Congrès sur la base d'un bilan écrit de la
situation par le Conseil d'administration, cette situation devrait être portée
à la connaissance des associations membres, accompagné d'une recommandation que
le Congrès soit octroyé à une autre association membre. Si la majorité des
associations envoyant une réponse est d'accord, le Congrès devra être confié à
une autre association en suivant le même processus que mentionné précédemment
pour le retrait volontaire.
…………………………………………………………………………………………………………………….
Présidente de l’associaiton Date
…………………………………………………………………………………………………………………….
Présidente du Conseil Date
…………………………………………………………………………………………………………………….
Secrétaire de l’association Date
…………………………………………………………………………………………………………………….
Trésorière de l’association Date
Association (nom)………………………………………………………………………………………………