CONFEDERACIÓN
INTERNACIONAL DE MATRONAS
Manual
Para El Congreso Internacional
(Febrero de 1999)
La
Confederación Internacional de Matronas convoca cada tres años un Congreso
Internacional de Matronas en un lugar determinado por el Consejo Internacional.
El
objetivo de este congreso es reforzar las metas y objetivos de la Confederación
que se describen en la Constitución y en la Declaración de Estrategia Global.
Este
manual se ha elaborado para ayudar a
·
las asociaciones miembros que deseen presentarse
para organizar un futuro Congreso Internacional de Matronas
·
las asociaciones miembros elegidas por el Consejo
para organizar un congreso a planificarlo y gestionarlo
·
al Consejo, al Comité Ejecutivo, a la Junta
Directiva y a la Secretaria General a determinar las necesidades en todas las
fases del proceso que garanticen el desarrollo satisfactorio de los congresos
trienales.
Como se recoge en la carta de presentación para la Petición de
Organización del Congreso Trienal, este Manual podría cambiar considerablemente si el
Congreso decide contratar los servicios de un Organizador Profesional de
Congresos de ICM. Los puntos sujetos a un posible cambio se encuentran en itálica.
Introducción
Son muchos los factores que contribuyen a que un congreso trienal
resulte un éxito: la calidad del programa científico, el grado de
representación mundial de las matronas asistentes, las repercusiones
nacionales, regionales e internacionales del congreso, el programa social (el
grado en que las matronas logran interactuar con otras matronas) y el aspecto
económico (los costes de inscripción, alojamiento y gastos diarios, el acceso,
las tarifas de avión y los resultados de pérdidas o ganancias).
Un congreso fructífero supone una enorme contribución a la situación
de la partería en la nación anfitriona y también internacionalmente.
El contenido de este manual está tomado en buena parte de la
Constitución y de los Estatutos de la Confederación, así como de directrices
anteriores. La información nueva pretende aclarar todo lo relativo a las
distintas fases del proceso y lo que se espera de todos los participantes en un
congreso.
En todos los congresos hay cuatro fases principales repartidas en un
ciclo de seis años:
·
presentación al Consejo de la petición de organizar
un congreso
·
los tres primeros años
·
los tres últimos años antes del congreso y el propio
congreso
·
la realización de los asuntos profesionales
relacionados con la organización del congreso
El
contenido de este manual pretende servir de orientación a las asociaciones
miembros para superar felizmente todas estas fases. Expone lo que se espera de
todos los interesados: la asociación miembro, la sede central, la junta
directiva, el comité ejecutivo y el Consejo, a fin de que cada cual conozca a
la perfección las responsabilidades de los demás.
Definición
de congreso
Encuentro
de las matronas del mundo para compartir conocimientos, hablar y promocionar
los asuntos que preocupan a la profesión de la partería en la atención a la
mujer durante su edad fértil y al recién nacido.
Frecuencia
de los congresos
Cada
tres años, dos años y nueve meses como mínimo y tres años y tres meses como
máximo.
Lugar
de celebración del congreso
Cualquier
país del mundo en el que haya una asociación miembro activa. Es deseable
alternar entre las distintas regiones de la Confederación.
Lugar
de celebración de los congresos anteriores
1999
Manila, Filipinas
1996
Oslo, Noruega
1993 Vancouver, Canadá
1990 Kobe, Japón
1987 La Haya, Países Bajos
1984 Sydney, Australia
1981 Brighton,
Inglaterra
Lugar
de celebración de próximos congresos
2002 Viena, Austria
2005 Brisbane, Australia
Otras
reuniones celebradas conjuntamente con un congreso
Talleres
En colaboración con la OMS, la UNICEF y otras agencias de la ONU,
sobre los temas que determinen los participantes. Se celebran entre la reunión
del Consejo y el congreso durante dos días y medio, con la asistencia de
invitados.
·
Concurrentes
Se celebran durante el congreso durante el día de vencimiento, son
cinco como máximo y forman parte del programa. Los temas son elegidos por la
Junta Directiva y el objetivo es utilizar la experiencia de las matronas
presentes en el congreso para aumentar los conocimientos de la organización y
reforzar su postura en relación con un tema determinado.
La Junta Directiva puede negociar con la asociación anfitriona la
planificación de otros talleres y reuniones, a más tardar dos años antes del
congreso y siempre que no tenga repercusiones sobre el presupuesto.
Duración
máxima de un congreso y de los actos asociados
·
Congreso: máximo 5 días, incluidas las sesiones de
inauguración y clausura
·
Consejo: máximo 4 días
·
Total, con los actos asociados: 14 días
Requisitos para las asociaciones miembros que soliciten organizar un
congreso
Cualquier asociación miembro interesada en organizar un congreso debe
leer este manual, ponerse en contacto con la Secretaria General si tiene alguna
duda y responder a lo que supone presentar una propuesta al Consejo.
Cuando se toma una decisión, el procedimiento es el siguiente:
Solicitud de ofertas para organizar un congreso
Nove meses antes de la fecha de la próxima reunión del Consejo, la
Secretaria General hará llegar a las asociaciones miembros una solicitud de
ofertas para organizar el congreso que se celebrará siete años más tarde (el
calendario depende de la celebración de los congresos trienales), junto con un
ejemplar de este manual.
Las asociaciones miembros deben devolver a la sede central los
impresos cumplimentados en un plazo de seis meses.
Los impresos correctos deberán:
·
tener el membrete oficial de la asociación y estar
firmados por la presidenta y la secretaria.
·
incluir la siguiente información:
·
ciudad propuesto para el congreso
·
fechas propuestas
·
lugar propuesto e instalaciones que ofrece
·
posibilidad de contar con un servicio de intérpretes
para las reuniones del consejo y del congreso
·
recursos e instalaciones para las reuniones del
Consejo, el Comité Ejecutivo, la Junta Directiva y las reuniones regionales
·
forma de llegar al lugar propuesto, incluidos los
medios de transporte desde el aeropuerto internacional más próximo.
·
problemas de entrada en el país que pudieran tener
las participantes de las asociaciones miembros.
·
ubicación y oferta de hoteles, incluidos el precio
de la habitación en el lugar propuesto para el congreso
·
resumen de la experiencia de la asociación en la
organización de conferencias nacionales e internacionales.
·
pruebas de que la asociación dispone de la
infraestructura para financiar las sumas para hacer frente a la gestión de la
celebración del congreso, hasta el momento de recibir ingresos de los
participantes.
·
un esquema de cómo piensa la asociación afrontar la
organización del congreso si se acepta su propuesta.
·
aceptación de un compromiso con la Confederación
sobre la celebración del congreso, el pago a ICM de una parte determinada de la
cuota de cada participante, la entrega de los posibles beneficios y hacerse
cargo de las pérdidas que pudiera sufrir la asociación.
·
una descripción de las instalaciones que se
destinarán a secretaría de la sede central de la ICM desde antes del Consejo
hasta un día después de terminado el congreso.
·
pruebas de que la asociación cuenta con el respaldo
del gobierno y de los responsables turísticos al presentar su propuesta.
·
una declaración de lo que supondría la celebración
de un congreso internacional de la Confederación para la profesión de la
partería en el país y en la región.
Las propuestas pueden presentarse en español, francés o inglés.
Las asociaciones pueden incluir cualquier otra información que
consideren que pueda apoyar su oferta.
Los delegados ante el consejo de cada una de las asociaciones tendrán
ocasión de intervenir para defender su oferta en el Consejo.
Evaluación de las propuestas
·
todas las propuestas serán registradas por la sede
central y se enviará un acuse de recibo.
·
si alguna propuesta no facilitara alguno de los
datos exigidos, la Secretaria General lo comunicará a la asociación, que podrá
completar los datos antes de que la Junta Directiva se reúna para estudiar las
propuestas.
·
no se pedirán más datos, excepto a petición de la
Junta Directiva.
·
no se aceptarán las propuestas recibidas después de
la fecha límite.
·
la Junta Directiva evaluará todas las propuestas y,
al informar al Consejo, basará sus recomendaciones en los criterios que se
recogen en este manual. La Junta Directiva puede solicitar, como colaboración
en esta tarea, la realización de un estudio de viabilidad del lugar propuesto y
de la capacidad de la asociación miembro para organizar un congreso a la
Secretaria General, a un miembro de la propia Junta Directiva, a un
representante regional o a una matrona con los conocimientos apropiados para el
trabajo. El coste de este estudio será cubierto por la asociación miembro y la
Confederación.
·
El análisis de las propuestas se dará a conocer a
las delegadas junto con el resto de la documentación del Consejo.
Criterios para que una asociación sea elegida para organizar un
congreso
La propuesta
·
debe recibirse antes de la fecha límite.
·
es completa y está debidamente firmada.
·
expone claramente la opinión de la asociación sobre
cómo podría reforzar la partería en su país y en su región la celebración del
congreso.
·
indica un respaldo a la misión y los objetivos de la
Confederación.
·
demuestra actividades anteriores en la consecución
de una maternidad segura.
·
demuestra que la asociación tiene capacidad
financiera y recursos para organizar un congreso.
·
contiene un esquema del plan de acción propuesto en
caso de ser aceptada, de tal modo que demuestra que se comprende todo lo que
ello implica.
·
indica el patrocinio con que se cuenta o que se
buscará.
·
demuestra que la asociación tiene capacidad para
gestionar los actos básicos del programa de trabajo de la Confederación.
·
demuestra que el lugar elegido para el congreso
tiene la capacidad y la flexibilidad necesarias.
·
cuenta con el respaldo de los miembros de la
asociación.
·
respeta la idea de celebrar los sucesivos congresos
en las distintas regiones de la ICM.
Adjudicación del congreso
·
La decisión depende del Consejo Internacional. Todas
las delegadas recibirán con la documentación el informe y el análisis de todas
las propuestas, realizados por la Junta Directiva.
·
En el Consejo, las delegadas de cada asociación que
haya presentado una propuesta podrán hacer una breve presentación, de no más de
10 minutos, ante el Consejo. El día y la hora aproximada se indicarán en la
agenda que se entregue junto con la documentación para el Consejo, al igual que
la hora en que tendrá lugar la votación. Es responsabilidad de la asociación
garantizar en estas ocasiones la presencia de delegadas que representen sus
intereses.
Notificación de los resultados
Todas las asociaciones miembros que presenten una propuesta recibirán
de la Secretaria General una notificación de la decisión tomada.
La representante de la asociación miembro elegida deberá:
·
facilitar al Consejo el nombre y un breve perfil de
su candidata al puesto de vicepresidenta y, si es posible, presentar a la
matrona en la reunión.
·
reunirse durante el congreso con la Junta Directiva
y con la Secretaria General para decidir cómo se gestionará el proyecto durante
los seis años siguientes.
Antes de transcurridos tres meses de la conclusión del Consejo, la
asociación y la Confederación firmarán un contrato formal.
Responsabilidades en el congreso
El Consejo es responsabile de:
·
decisión sobre la adjudicación del congreso a una
asociación miembro.
·
controlar el cumplimento de las obligaciones
contractuales y de otra naturaleza en relación con el programa científico y la
gestión financiera de cada congreso.
·
recepción y aprobación de todas las cuentas
auditadas.
·
establecer la política que seguirá cada congreso.
·
revisión periódica de este manual.
El Comité Ejecutivo es responsabile de:
·
elección del tema del congreso y recomendación al
Consejo para su aprobación.
·
adopción del logotipo del congreso, basado en la
propuesta de la asociación anfitriona.
·
recepción de informes provisionales de las
asociaciones miembros responsables del último congreso y de los dos próximos
previstos.
·
proponer al Consejo recomendaciones para la
celebración de próximos congresos.
La Junta Directiva es responsabile de:
·
garantizar que la solicitud de propuestas para
organizar un congreso se efectúe conforme al calendario antes de cada reunión
del Consejo.
·
garantizar que la documentación aportada para cada
propuesta permita la consideración justa y equitativa de todas ellas.
·
elaborar una recomendación al Consejo basada en los
criterios de selección y favoreciendo los intereses de la Confederación.
·
garantizar que los representantes de todas las
asociaciones miembros que hayan presentado una propuesta sepan la fecha y la
hora en que pueden hacer la presentación ante el Consejo.
·
establecer unas relaciones eficaces y positivas con
las asociaciones miembros a las que se haya elegido para organizar un congreso.
·
trabajar con todas las asociaciones anfitrionas y
controlar los progresos en la gestión y organización de todos los congresos y
reuniones asociadas de la Confederación.
·
tomar medidas rápidas cuando una asociación
anfitriona no respete los intereses de la Confederación.
·
acordar con la asociación anfitriona el contenido de
las circulares, notificaciones, peticiones de resúmenes, esquemas y contenido
de programas antes de su distribución.
·
informar al Consejo y, entre las reuniones de éste,
al Comité Ejecutivo de las dudas sobre las medidas que estén tomándose para
organizar un congreso próximo, entregando al Comité Ejecutivo a mitad del
trienio la evaluación de los resultados del congreso anterior.
La Secretaría de la sede central es responsabile de:
·
proporcionar ayuda a las asociaciones miembros que
hayan expresado su interés por presentar una propuesta para organizar un
congreso.
·
establecer una relación de trabajo eficaz con las
asociaciones anfitrionas en todas las fases de la organización y realización de
un congreso.
·
colaborar en la promoción de los congresos.
·
estar en contacto con la asociación anfitriona para
la organización de las reuniones del Consejo, el Comité Ejecutivo y la Junta
Directiva antes del congreso, así como de los talleres previstos.
·
agenda y actas de las reuniones entre los
representantes de las asociaciones anfitrionas y los miembros de la Junta
Directiva.
·
agenda y actas del Comité del Programa Profesional.
·
documentación y mantenimiento de un registro de
contratos y acuerdos entre la asociación anfitriona, el Consejo y la Junta
Directiva.
·
ayudar a encontrar fuentes para aportaciones
financieras.
L’Asociación anfitriona es responsabile de:
·
cumplir los compromisos derivados de la organización
de un congreso.
·
aportar informes al Consejo, al Comité Ejecutivo y a
la Junta Directiva según el calendario establecido.
·
establecer, con vistas al congreso, unos procesos
presupuestario y financiero sólidos en relación con la Junta Directiva.
·
trabajar de forma eficaz con la sede central y la
Junta Directiva.
·
defender el buen nombre y la posición de la
Confederación.
·
respetar las políticas y las declaraciones de
postura de la Confederación en la organización y la gestión del congreso.
·
reconocer que no podrá trasladar responsabilidades a
la Confederación cuando se forme otra organización o compañía para gestionar un
congreso.
·
establecer a nivel local un comité para la gestión
del congreso, un comité para el programa profesional y los subcomités que se consideren
necesarios para el éxito del congreso.
Primer
período trienal
Durante este período, la asociación miembro elegida deberá:
·
firmar un contrato para la organización del
congreso. La sede central es responsable de poner en marcha este proceso.
·
preparar un comité para la planificación y gestión
del congreso que se ocupe de la organización del mismo. La
vicepresidenta de la Confederación debe ser miembro de este comité y, en su
calidad de funcionaria de la Confederación, tiene la doble responsabilidad de
representar los intereses de la asociación anfitriona ante la Confederación y
viceversa.
·
reconocer que es la asociación miembro la que tiene
la autoridad y la responsabilidad del congreso. Si se decidiera formar una
empresa o corporación para gestionar el congreso, ello no anularía ninguno de
los acuerdos establecidos con la Confederación.
·
crear un comité para los programas científico y
profesional que informe al comité de la asociación encargado de la gestión del
congreso y dependa del Comité del Programa Profesional establecido por el
Consejo.
·
nombrar, si así se decide, un organizador de la
conferencia profesional que ayude en la gestión del congreso.
·
estudiar los beneficios que supondría para el
congreso elegir unas líneas aéreas.
·
confirmar las fechas del congreso y reservar los
locales.
·
reservar el número necesario de habitaciones de
hotel.
·
comprobar que todas las autoridades gubernamentales
y de turismo conocen las fechas de celebración del congreso.
·
diseñar el material de papelería que se utilizará en
el congreso. En el mismo debe figurar el membrete de la Confederación e
indicarse el lugar, las fechas y el tema del congreso (una vez aprobado por el
Comité Ejecutivo). También puede incluir el logotipo aprobado para el congreso.
Es responsabilidad de la asociación anfitriona conseguir la aprobación de la
Junta Directiva para el diseño del material de papelería que se utilizará en el
congreso.
·
desarrollar una estrategia para la promoción del
Congreso y discutirla con la Junta Directiva. La distribución del material de
promoción es responsabilidad de la asociación anfitriona y comienza antes del
congreso.
·
desarrollar un presupuesto provisional, basado en
datos conocidos o previstos en esta fase. Lo más importante es determinar todos
los capítulos de gastos e ingresos derivados de la organización del congreso.
Este presupuesto debe apoyarse en tres series de cifras de asistencia prevista
y volverá a evaluarse el comenzar el siguiente período trienal. Debe tenerse en
cuenta que el Consejo puede tomar alguna decisión que repercuta en el
presupuesto del siguiente congreso. Deben desarrollarse subpresupuestos para
cada actividad del período del Consejo y del congreso.
Información (primer
período trienal)
La vicepresidenta, actuando como representante de la asociación
anfitriona, presenta los informes autorizados por ésta en las reuniones que el
Consejo y el Comité Ejecutivo celebren durante este período y cada seis meses
también a la Junta Directiva. Estos informes deben incluir información sobre:
·
avances en el desarrollo de la infraestructura para
gestionar el congreso, información sobre la reserva de los locales y un
presupuesto provisional.
·
credenciales del organizador del congreso nombrado
para ayudar a la asociación anfitriona y los acuerdos financieros entre ambas
partes.
·
las tres empresas de auditores de reconocimiento
internacional que sugiera la asociación anfitriona para las responsabilidades
de auditoría de la Confederación. Esto debe hacerse hacia el final del período
trienal.
·
deben comunicarse las negociaciones con posibles
patrocinadores.
·
al final del período debe presentarse al Consejo la
declaración auditada de las cuentas del congreso.
La asociación anfitriona es responsable de la ayuda financiera para la
asistencia de la vicepresidenta a las reuniones del Consejo, del Comité
Ejecutivo y de la Junta Directiva al menos una vez al año.
Las reuniones del Comité del Programa Profesional de la asociación
anfitriona durante el primer período trienal deben ser comunicadas a la Junta
Directiva.
El incumplimiento de estas obligaciones de informar puede dar lugar a
la retirada de la autorización para organizar el congreso, a menos que la Junta
Directiva y el Comité Ejecutivo tengan garantías de que la asociación miembro
está gestionando el proyecto con eficacia.
Se enviará a la asociación anfitriona un borrador de las actas de
todas las reuniones con la Junta Directiva.
La Secretaria General confirmará por escrito todos los acuerdos
alcanzados.
Segundo
período trienal
Durante el congreso anterior a aquél de que es responsable la
asociación miembro, los representantes de la asociación, incluida la presidenta
para el siguiente trienio, se reunirán con la Junta Directiva para acordar:
·
la cantidad que se abonará a la Confederación en
concepto de cuota de capitación por cada persona inscrita para el congreso y
cuándo se enviarán estas cantidades a la sede central.
·
tomando como base las decisiones tomadas en el
Consejo y tomando en consideración los requisitos para las reuniones del
Consejo, el Comité Ejecutivo y las reuniones regionales de la Junta Directiva,
así como los talleres asociados, provisión de un servicio de traducción
simultánea. Provisión de instalaciones para la secretaría de la ICM.
·
aceptación de las pérdidas económicas de la
asociación anfitriona.
·
la base para la distribución de los posibles
beneficios entre la asociación anfitriona y la Confederación. En general, el
dinero conseguido en nombre de la Confederación se considerará propiedad de
ésta. La distribución precisa se determinará en consulta directa con la
asociación anfitriona y el resultado de esta consulta reflejará las necesidades
de desarrollo de la asociación y los
objetivos de la Confederación.
·
los costes derivados de las tasas de inscripción, el
alojamiento de la Secretaria General y de la Junta Directiva. NOTA: La
sede central de la Confederación Internacional de Matronas es responsable de
los costes de transporte de la secretaría de la ICM, de la Junta Directiva y de
todos los costes del restante personal de la secretaría. Las asociaciones
miembros (o las matronas correspondientes) son responsables de todos los costes
de asistencia de los miembros del Comité Ejecutivo y de los delegados ante el
Consejo.
·
la empresa de auditores que sea elegida para el
Congreso, cuyos costes se reflejarán en la contabilidad del congreso
·
la presentación anual de una declaración de ingresos
y gastos auditada y la declaración final auditada una vez concluido el
congreso, en los 9 meses siguientes a esta fecha, a la Junta Directiva, al
Comité Ejecutivo y al Consejo Internacional.
·
la fecha en que se remitirá a la sede central todo o
una parte del dinero correspondiente a las cuotas de capitación, y garantía de
que puede efectuarse esta operación sin problemas.
·
la fecha en que el préstamo de la sede central deberá
pasar al flujo de caja de la asociación para la organización del congreso. La
disponibilidad de este préstamo depende de cuándo sea devuelto a la sede
central por la asociación anfitriona del congreso anterior.
Todos estos puntos forman la base de los acuerdos y contratos escritos
que la sede central envíe a la asociación anfitriona y que se devolverán en los
tres meses anteriores a la reunión.
Finanzas
La asociación miembro elegida para la organización del congreso es
responsable de todas las cuestiones financieras del mismo. Se recomienda crear
al principio una contabilidad específica del congreso, independiente de todas
las demás operaciones de la asociación.
Presupuesto
El presupuesto provisional establecido en el primer período trienal se
modificará para que cubra todos los costes derivados de la gestión del
congreso, incluidas las reuniones del Consejo, Comité Ejecutivo, grupos
regionales y Junta Directiva. Deben prepararse subpresupuestos para cada
reunión. El presupuesto debe indicar las fuentes de ingresos para cubrir los
costes y los beneficios o pérdidas previstos.
El presupuesto debe basarse en tres series de cifras de asistencia
prevista, la cifra necesaria para conseguir el punto de equilibrio y otras dos
series que sean cálculos razonables basados en la asistencia a congresos
recientes con un margen de beneficios.
Puesto que en este proceso se fija la cuota de inscripción, es
importante que los costes se contengan en lo posible sin reducir la calidad del
congreso.
El presupuesto definitivo debe presentarse a la Junta Directiva en la
primera reunión que se celebre en el período trienal para su aprobación.
Posteriormente se acordarán las modificaciones entre la asociación anfitriona y
la Junta Directiva. Se exigen las declaraciones de cuentas auditadas anuales.
Las fechas del ejercicio económico son las que utiliza la Confederación.
Obtención de fondos y patrocinio
Es necesaria una estrecha relación entre la asociación anfitriona y la
Junta Directiva en cuanto a la obtención de fondos y la evaluación de posibles
patrocinadores, a fin de que no haya coincidencias y a fin de que cada una
pueda respaldar el trabajo de la otra.
Información (secondo periódo
trienal)
La asociación anfitriona es responsable de los informes por escrito
sobre los avances que la presidenta presentará en su nombre en
·
la reunión del Consejo y del Comité Ejecutivo
·
cada reunión de la Junta Directiva
Estos informes deben detallar las disposiciones para el congreso y los
actos anteriores, es decir los talleres del Consejo y previos al Consejo, el
control del presupuesto, el programa social que está planeándose, los posibles
desarrollos nacionales que pudieran influir en el congreso, las actividades que
están realizándose para conseguir fondos, otras ayudas recibidas, problemas e
iniciativas que la asociación anfitriona desee plantear a la Junta Directiva.
El Comité Ejecutivo debe estar incluido en estos informes.
Se presentará al Comité del Programa Profesional un informe
independiente sobre el programa profesional y científico.
El incumplimiento de estas obligaciones de informar puede dar lugar a
la retirada de la autorización para organizar el congreso, a menos que la Junta
Directiva y el Comité Ejecutivo tengan garantías de que la asociación miembro
está gestionando el proyecto con eficacia.
Se redactarán actas en cada reunión con la Junta Directiva y se
enviará un borrador de las mismas a la asociación anfitriona.
Cualquier acuerdo alcanzado será confirmado por escrito a la
asociación anfitriona por la secretaria general.
Plazos para la distribución del material de promoción e información
del congreso
·
en cada congreso habrá un anuncio preliminar del
siguiente que se dará a conocer a todos los participantes. Debe incluir un
impreso de inscripción o para expresar el interés.
·
la presidenta del siguiente período trienal
dispondrá de un máximo de 15 minutos en la sesión de clausura del congreso para
invitar a los participantes al siguiente congreso.
·
en los dos primeros años, todas las asociaciones
miembros deben recibir material de promoción para incluirlo en sus
publicaciones anuales.
·
se distribuirá entre todas las asociaciones miembros
un anuncio inicial o petición de resúmenes a más tardar 18 meses antes del
siguiente congreso en un número que estará en proporción con la representación
de cada asociación en el congreso anterior. También se hará llegar a todos los
participantes en el congreso anterior utilizando para ello la lista de
direcciones y cualquier otra posible fuente de participantes en el congreso.
·
la aceptación o el rechazo de los resúmenes debe ser
comunicada, a más tardar, 9 meses antes del congreso.
Programa profesional y científico
El Comité del Programa Profesional de la asociación anfitriona trabaja
en estrecha colaboración con el Comité del Programa Profesional del Congreso de
la Confederación (véase el mandato para el Comité del Programa Profesional).
Antes de hacer la petición de resúmenes debe decidirse la estructura
del programa de 4 ó 5 días, el número de sesiones plenarias y concurrentes, los
talleres y las sesiones de pósters. La estructura definitiva del programa
reflejará la respuesta a la petición de resúmenes.
Al elaborar el programa se incluirá un número limitado de oradores
especialmente invitados a intervenir en el congreso por sus conocimientos. Se
hará todo lo posible para utilizar los conocimientos y la experiencia de las
matronas de las asociaciones miembros o de nuevos grupos de matronas.
El programa debe destacar el desarrollo de la profesión de la partería
en toda su diversidad. Así pues, al menos el 75% de las ponencias y del tiempo
se destinará a las intervenciones de las matronas.
Los programas de los sucesivos congresos no tienen que ser réplicas
exactas del anterior. Es deseable la renovación del enfoque para presentar los
avances en el arte y la ciencia de la partería y la provisión de una atención
de calidad a la maternidad en la creación del programa.
En la petición de resúmenes debe reflejarse la obligación de quienes
los presenten de indicar la titulación profesional y la inclusión de una
autorización para publicar el nombre y la dirección de contacto en el libro de
resúmenes.
La asociación anfitriona puede recomendar a la Junta Directiva a la
persona que inaugurará el Congreso. La Junta debe dar su visto bueno antes de
invitar a esa persona a oficiar la ceremonia.
Los invitados a presidir sesiones deben ser, en la medida de lo
posible, candidatos presentados por las asociaciones miembros.
Se hará todo lo posible para publicar las ponencias presentadas
durante el congreso y para que todos los participantes tengan, al terminar la
reunión, un ejemplar de las actas. La petición de resúmenes debe indicar la
fecha límite de presentación de los documentos y la extensión para la
publicación. Puede cobrarse a los participantes una cuota adicional por cada
ejemplar. Quienes hayan presentado un resumen aceptado serán avisados de cuándo
deben inscribirse en el congreso, ya que todas las ponencias deben ser
presentadas por sus autores.
Talleres
Los talleres pueden tener tres orígenes:
·
Previos al congreso. Pueden celebrarse y dependen de
los acuerdos establecidos entre la sede central de la ICM, las entidades
colaboradoras y la asociación anfitriona.
·
Concurrentes. Desde la inauguración del Consejo
hasta la conclusión del congreso la Junta Directiva, junto con la asociación
anfitriona, puede organizar una serie de talleres, grupos de trabajo o foros.
Siempre que sea posible se comunicarán los requisitos con una antelación de 18
meses.
·
De la presentación de resúmenes. Si se aceptan, para
un máximo de dos sesiones del congreso y no precisan ninguna infraestructura.
Sesiones de pósters
Los autores deben inscribirse en el congreso y estar dispuestos a un
intercambio con los participantes en el congreso a la hora que se les indique.
Visitas profesionales
Siempre que sea posible se contará con que los asistentes al congreso
puedan visitar unidades de maternidad, clínicas de la comunidad y cualquier
otro lugar de trabajo de las matronas próximo al centro donde se celebra el
congreso. Puede cobrarse una cuota adicional por los costes derivados de estas
visitas.
Servicio de bienvenida oficial
Antes de la apertura del congreso puede haber un servicio de
bienvenida oficial basado en un concepto ecuménico.
Actos sociales
La organización de actos sociales debe decidirla la asociación
anfitriona. Estos actos pueden incluirse en el programa como opción por la que
los participantes abonarán una cuota adicional.
En general es preferible mantener la cuota de inscripción lo más baja
posible, aun cuando ello suponga que los participantes tengan que abonar otras
cuotas para asistir a estos actos.
Actos de inauguración y clausura
Debe presentarse en la reunión de la Junta Directiva para su
aprobación un ejemplar del programa propuesto para cada ceremonia, al menos
nueve meses antes del congreso.
·
Invitados oficiales: la creación de una lista de
invitados a la ceremonia de inauguración es tarea de:
·
la asociación anfitriona para todos los residentes y
representantes nacionales del país
·
de la sede central de la Confederación para todos
los representantes de asociaciones internacionales y entidades financieras que
contribuyan al congreso. La Secretaria General debe enviar sus nombres y
direcciones a la asociación anfitriona nueve meses antes del congreso.
Es responsabilidad de la asociación anfitriona enviar las
invitaciones.
La ceremonia de inauguración debe incluir:
·
reconocimiento de los miembros del Consejo
Internacional, Comité Ejecutivo, Junta Directiva y presidentas anteriores cuya
asistencia esté confirmada; reconocimiento a través de su bandera nacional; de
las asociaciones miembros; de los participantes de otras naciones y, por
último, la bandera de la Confederación.
·
intervención de un dignatario elegido para inaugurar
el congreso.
·
intervención de la presidenta sobre el tema del
congreso.
La ceremonia de clausura debe incluir
·
un informe de la reunión del Consejo, del taller
previo al congreso y, en este orden, la formación del nuevo Comité Ejecutivo y
de la Junta Directiva y la nueva presidenta. La nueva presidenta invitará a
continuación al próximo congreso y comunicará el lugar y las fechas de
celebración y el tema al que estará dedicado. Esta invitación puede ir
acompañada de una presentación audiovisual.
·
la presidenta saliente clausura oficialmente el
congreso.
Publicidad
Es
responsabilidad de la asociación anfitriona, ayudada por el personal de la sede
central de la Confederación. Una vez comenzado el congreso, se insistirá en su
carácter internacional, en la Confederación, sus aspiraciones, la diferencia
que supone la actuación de las matronas en la atención a la mujer y al recién
nacido.
Debe
haber un estrecho contacto entre la Secretaria General y la persona de contacto
del congreso para relaciones públicas y con los medios de comunicación.
Exposición comercial
Al
mismo tiempo que el congreso puede celebrarse una exposición comercial. Se
exige una indicación de que los productos presentados no reciben ningún
respaldo de la Confederación Internacional de Matronas. Deberá hacerse
referencia a las declaraciones políticas de la Confederación que rigen estos
actos.
Lista de direcciones de participantes en el congreso
Las
listas de direcciones se consideran propiedad de la Confederación y no pueden
cederse, venderse ni alquilarse sin la autorización expresa de la Junta
Directiva.
Se
facilitará un ejemplar a la asociación miembro que vaya a organizar el
siguiente congreso.
Documentación
Todas
las decisiones relativas al desarrollo del congreso deben ser confirmadas por
escrito en papel con el membrete de la ICM y presentar la firma de la
Secretaria General (en su ausencia, de la tesorera o de la presidenta de la
Junta Directiva).
De
forma similar, los acuerdos con la asociación anfitriona deben ser confirmados
por escrito en papel con el membrete oficial de la asociación y presentar la
firma de las funcionarias designadas por la asociación.
Lista de comprobación de las instalaciones necesarias para las
reuniones de trabajo de la Confederación y el congreso
Se
enumeran en la misma secuencia en que suelen tener lugar:
·
Secretaría de la Confederación. Es
necesaria una sala con ordenadores que tengan un programa de tratamiento de
texto, fotocopiadora, teléfonos y acceso a fax. Servicio de cafetería. Debe
estar libre desde dos días antes del Consejo hasta un día después de que
concluya el congreso.
·
Junta Directiva. Una sala próxima a la secretaría
de la Confederación, que pueda destinarse a pequeñas reuniones. Debe estar
libre desde un día antes del Consejo hasta el final del congreso.
·
Comité Ejecutivo. Un espacio suficientemente amplio
para que se reúna el día de vencimiento antes del Consejo y hasta medio día
después de que concluya el congreso. No es preciso servicio de interpretación
simultánea.
·
Reuniones regionales de delegados ante el Consejo. Día
de vencimiento antes del Consejo. No es preciso servicio de interpretación
simultánea. De representantes regionales y participantes en el congreso:
durante el congreso. Cuatro regiones, un lugar durante el descanso del
almuerzo. No es preciso servicio de interpretación simultánea ni de cafetería.
·
Reunión del Consejo. Un lugar suficientemente amplio
como para admitir al número óptimo de delegados, representantes regionales y
funcionarias de la Confederación, con las mesas dispuestas de tal forma que
todos los delegados puedan verse, por ejemplo, en forma de herradura.
Se
precisa otro espacio para que la secretaría del Consejo elabore las actas, para
los escrutadores, y servicio de interpretación simultánea en inglés, español,
francés y el idioma de la asociación anfitriona.
El
sistema de sonido debe incluir un micrófono para la delegación de cada
asociación miembro, representantes regionales, funcionarias y la secretaria
general.
Debe
reservarse un espacio para que los observadores puedan sentarse, ver y oír los
actos, aunque separados de los delegados del Consejo.
Comités permanentes
Lugares
para los de investigación, práctica profesional y formación, donde puedan
reunirse durante el congreso al menos una vez durante un descanso para el
almuerzo.
Durante
los catorce días la asociación anfitriona deberá mantener una secretaría del
congreso en el propio lugar y otras instalaciones para las funciones del comité
del programa profesional y científico.
Una vez concluido el congreso
La
asociación anfitriona es responsable de liquidar las cuentas lo más pronto
posible y de remitir a la Junta Directiva, en un plazo máximo de seis meses,
una declaración de cuentas auditada. Si ello no fuera posible, enviará una
explicación detallada de los progresos de cara a la liquidación de las cuentas.
·
Las sumas adeudadas a la Confederación en concepto
de cuotas de inscripción deberán enviarse en un plazo máximo de seis meses.
·
El préstamo o la ayuda también deben devolverse a la
sede central en un plazo máximo de seis meses a partir de la terminación del
congreso.
·
Una vez recibidas las cuentas auditadas, la
asociación anfitriona debe hablar con la Junta Directiva sobre la entrega de
los posibles beneficios.
·
Se presentará al Comité Ejecutivo un informe final
del congreso, incluidas las cuentas auditadas.
·
Se remitirá a la Junta Directiva un informe o una
evaluación del programa del congreso y se pondrá a disposición de la asociación
anfitriona del siguiente congreso y del Comité del Programa Profesional.
Retirada de la organización del congreso
Si una
asociación miembro, después de habérsele concedido la organización de un
congreso, decide que por circunstancias ajenas a su control no puede seguir
adelante y lo confirma por escrito a la Junta Directiva, ésta se pondrá en
contacto con las asociaciones miembros que presentaron su propuesta al mismo
tiempo para consultarles si aún desean organizar un congreso. Si ninguna desea
mantener su oferta, se invitará a todas las asociaciones miembros a presentar
de nuevo una propuesta.
La
Junta Directiva, tras revisar las posibilidades de todas las propuestas
recibidas, hará llegar a todas las asociaciones miembros y a los miembros del
Comité Ejecutivo un resumen de las propuestas recibidas y del resultado de su
consideración conforme a los criterios establecidos para este proceso. Cada
asociación miembro y los miembros del Comité Ejecutivo recibirán un documento
para votar que deberán rellenar y devolver a la sede central a más tardar
cuatro semanas después de la fecha del envío.
Si en
opinión del Consejo, o del Comité Ejecutivo entre dos reuniones trienales, una
asociación anfitriona no hubiera hecho los preparativos adecuados para el
congreso tomando como base una revisión escrita de la situación realizada por
la Junta Directiva, este hecho se comunicará a las asociaciones miembros junto
con la recomendación de otorgar la organización del congreso a otra asociación
miembro. Si la mayoría de las respuestas son a favor, la organización del
congreso se concederá a otra asociación por el mismo procedimiento expuesto más
arriba para los casos de retirada voluntaria.
...........................................................................................................................................................
Presidenta Fecha
...........................................................................................................................................................
Directora Fecha
...........................................................................................................................................................
Secretaria Fecha
...........................................................................................................................................................
Tesorera Fecha
Asociación...........................................................................................................................................
Fecha
de aprobación del manual .......................................................................................................
Annex
I
Política
de recompensas para ponentes de los congresos
La cuestión de si es conveniente recompensar a quienes presentan
documentos o dirigen talleres en los congresos trienales de la Confederación es
delicada y compleja.
No cabe duda de que, en términos generales, las matronas consideran
que la presentación de una ponencia en un congreso es prestigiosa y valiosa
para su situación profesional, pero sí hay que plantearse si esto es recompensa
suficiente al esfuerzo de presentar un trabajo o de aceptar la invitación para
hacerlo.
También en términos generales puede afirmarse que asistir al congreso
y presentar un trabajo es más oneroso para una matrona de un país en vías de
desarrollo que para otra de un país desarrollado.
El programa de patrocinio de una matrona (SAM) ofrece ayuda a las
matronas de los países en vías de desarrollo, pero no está vinculado
específicamente con la presentación de un documento en un congreso. La
experiencia nos dice que casi todas las matronas de los países más pobres han
recibido ayuda de este programa cuando les ha sido aceptado un trabajo o han
sido invitadas a presentar un documento. El programa SAM sigue firme y es
lógico pensar que así continuará.
Por lo tanto, ofrecer una recompensa tiene sentido cuando la
asociación anfitriona está relacionada con matronas del mundo desarrollado.
Situación actual
Se exige a las asociaciones anfitrionas que celebren un congreso que
sea económico (de forma que las cuotas de participación puedan ser abonadas por
todas las matronas), estimulante e intelectualmente gratificante (para los
participantes) y profesional y científicamente sólido en su contenido y
diversidad (de tal forma que sea un acto en el que los asistentes se sienten a
escuchar hablar sobre atención a la maternidad y sobre la salud reproductiva).
No es tarea fácil para la asociación miembro, por lo que la Junta Directiva ha
prestado mucha atención al problema de las recompensas para los ponentes.
En el pasado, estas recompensas fueron desde la entrega de un pequeño
y nada costoso recuerdo hasta la exoneración de las cuotas de inscripción
correspondientes al día o la sesión en que se hacía la ponencia o pagar todos
los gastos de transporte al lugar del Congreso y la vuelta al hotel, incluidas
también las cuotas de inscripción. Todo ello repercute en el presupuesto y en
las cuotas de inscripción que abonan los participantes.
Política
A la vista de todo ello y para tener constancia de la presentación de
una ponencia en un Congreso, algo muy valioso para el desarrollo y la
trayectoria profesionales de las matronas, se propone la siguiente política,
que se aplicará a partir del 25º congreso trienal de Manila incluido.
Siempre que se facilite la información, se registrarán en el libro de
resúmenes y en las actas del congreso el nombre y la dirección de contacto de
las matronas que presenten una ponencia o dirijan un taller, ya sea como
consecuencia de la aceptación de una propuesta o de la invitación a hacerlo. Si
la ponencia ha sido solicitada, este dato se reflejará también específicamente
en estas publicaciones y en el programa del congreso.
En ningún caso habrá ventajas económicas para los ponentes.
En el caso de las matronas de países en vías de desarrollo que vayan a
presentar una ponencia en el congreso, se tendrá en cuenta el aspecto
financiero en el programa de patrocinio de una matrona.
En el caso de personas que no sean matronas a las que se haya aceptado
una ponencia, se aplicarán las mismas condiciones, pero sin acceso al programa
de patrocinio de una matrona. Si la asociación anfitriona y el Comité del
programa profesional desean invitar a una persona que no sea una matrona a
presentar una ponencia en un congreso y ello supone gastos, deberán presentarse
la justificación de la intervención y las ventajas para la Confederación a la
Junta Directiva, que lo considerará y tomará una decisión.
Solicitudes para realizar encuestas para investigación en
el congreso
Estas directrices sirven para las matronas y para las empresas
comerciales que deseen realizar encuestas estructuradas en forma de estudio,
investigación de mercado o recabar información para fines que no sean los
determinados por la ICM.
La siguiente información es de aplicación a todas las encuestas
realizadas bajo los auspicios o en las instalaciones del Congreso y las
conferencias.
La ICM exige que cumplan los
puntos siguientes todas las personas u organizaciones que deseen realizar tales
encuestas.
Condiciones para la presentación de una solicitud
1. Las solicitudes deben ser presentadas por
escrito en el impreso adjunto por los patrocinadores de la encuesta. Las
solicitudes se enviarán a la sede central de la ICM a más tardar doce semanas
antes del Congreso.
2. Después de la conferencia se remitirá a la
sede central de la ICM un informe que resuma las conclusiones de la encuesta.
Para ello se indicará un plazo al responsable de la investigación.
3. Los responsables de la encuesta deberán ceder
la información de la misma a la ICM por si ésta desea utilizarlos o
publicarlos. No se notificará de ello a los responsables y queda entendido que
las opiniones pueden no representar a la ICM o no estar respaldadas por ésta.
Los responsables de la encuesta deberán ceder la información de la misma a la
ICM por si ésta desea utilizarlos o publicarlos. No se notificará de ello a los
responsables y queda entendido que las opiniones pueden no representar a la ICM
o no estar respaldadas por ésta.
4. El material publicado debe mencionar a la ICM
5. El nombre del responsable será conocido por
quienes respondan a la encuesta.
6. La utilización de la encuesta no supondrá
ventajas económicas.
7. Los datos reunidos se utilizarán exclusivamente
para el fin que pretendía la encuesta.
8. Las solicitudes serán estudiadas por la Junta
Directiva, que tomará en consideración los criterios siguientes:
Criterios para estudiar las solicitudes de realización de encuestas y
consultas durante el congreso
1. No se aceptarán las encuestas que exijan el abono de una suma o que supongan ventajas económicas.
2. Sólo se estudiará un número limitado de
encuestas sobre un tema determinado.
3. Los cuestionarios habrán de demostrar los
siguientes principios:
* las preguntas tendrán una sola intención
* no serán repetitivas
*
serán claras
* pedirán una respuesta clara
* no
serán sesgadas.
4. No habrá pago alguno.
5. El propósito de la encuesta será beneficioso
para la profesión de la partería.
6. Las encuestas deben respetar lo siguiente:
*
Los participantes no recibirán daño ni perjuicio alguno.
* No
habrá prejuicios contra ninguna persona ni grupo de personas.
* No
habrá coerción ni presión para participar en la encuesta.
7. Los resultados y conclusiones de la encuesta
podrán hacerse públicos después de la conferencia para que los participantes
los consulten si lo desean.
EJEMPLO
DE IMPRESO DE SOLICITUD
Nombre de la persona u organización que va a
realizar la encuesta
Dirección para correspondencia
Número
de teléfono:
Número
de fax:
Dirección
de correo electrónico:
¿Qué propósito tiene la encuesta?
Indique
cómo se llevará a cabo la encuesta
Cuestionario Sí (adjunte una muestra)
No
Entrevista Sí (estructurada: Sí/No)
si es
estructurada, adjunte una muestra de las preguntas
No
¿Cómo se pedirá el consentimiento?
¿Quién participará en la encuesta?
¿Cuántas respuestas se espera conseguir?
¿Recibirán los encuestados alguna recompensa por su
participación?
En caso
afirmativo, indique en qué consistirá (no puede ser monetaria)
¿A quién se entregarán los resultados?
¿Para qué se utilizarán los resultados?
Aceptación
Como
organizador de esta encuesta
(indicar
el nombre de la persona o de la organización)
acepto
entregar un resumen de las conclusiones a la ICM en los cuatro meses siguientes
a la finalización del Congreso o de la conferencia y que la ICM lo utilice como
desee.
...........................................................................................................................................................
Firma Fecha
Directrices para todas las
matronas en relación con la realización de investigaciones
Estas
directrices son una ampliación de la declaración recogida en el código de
conducta de la ICM sobre investigaciones, dirigida a todas las matronas que
participen en una investigación, ya sea personalmente o porque sus clientes
participan en un programa de investigación.
Se
refieren a los trabajos de investigación:
1. realizados
por las propias matronas, ya sea personalmente o en nombre de un patrocinador.
2. realizados por las matronas en nombre
de otro investigador, por ejemplo, una persona que esté reuniendo datos o como
instrumento de investigación.
3. cuando las matronas respalden o
representen a las mujeres a las que se pida que participen en la investigación.
4. cuando la investigación sea realizada
por matronas a terceros, como otras matronas u otros colegas profesionales.
El
término participantes incluye a la madre y al niño y a quienes acepten en
nombre propio o en nombre de otros.
Principios éticos
1. Todas las investigaciones sobre la
atención a la maternidad y la salud de la mujer deben respetar los principios
recogidos en los Artículos de Nuremberg (código) y la Declaración de Helsinki
de 1975, independientemente del método empleado.
2. En el momento de realizar la
investigación, el investigador debe conocer todos los detalles del tema según
los conocimientos y la práctica actuales: ¿Una sola persona se plantea si esto
es práctico?
3. Es responsabilidad del investigador
garantizar que no sufrirán daño, riesgo ni lesiones la madre, el feto ni la
familia al recibir la atención de partería ni ningún otro participante. Este
punto se aclara más en lo siguiente:
a) los responsables de la investigación no
negarán un tratamiento o una atención que se sepa que es beneficioso para el
participante.
b) las formas de tratamiento o de atención
durante la investigación o derivadas de ésta no serán perjudiciales para el
bienestar físico, psicológico o social del participante.
c) en todo momento se respetarán los derechos y
la dignidad de la personas, se garantizarán la confidencialidad y la intimidad
y se actuará con equidad. Esto incluye el respeto a las creencias culturales,
religiosas y personales.
d) debe informarse
perfectamente a todos los participantes de la investigación y sus
consecuencias, deben estar dispuestos a participar y habrán de dar su
consentimiento, sabiendo que tienen derecho a retirarse o negarse a continuar
en cualquier momento sin repercusión alguna.
e) los participantes en la investigación deben conocer los objetivos
de la misma. Los participantes y los investigadores deben conocer y aceptar sus
responsabilidades en el proceso de la investigación, cuyo propósito debe estar
claramente identificado y, de ser posible, se comunicará a los participantes
por escrito.
f) las matronas que participen en
investigaciones en las que se utilicen fármacos, aparatos técnicos o
procedimientos clínicos deben conocer perfectamente las formas de
administración, los riesgos, las contraindicaciones y los antídotos y
respuestas adecuadas en caso de que se produzca una situación anómala o
inesperada.
g) cuando estén involucradas o participen en
una investigación, las matronas deben respetar el código de conducta
profesional de la ICM y cumplir con su papel y sus responsabilidades
profesionales.
h) debe señalarse la procedencia de la
financiación.
La matrona que realiza una investigación
La integridad del investigador se
expresa en su conocimiento del tema y de los aspectos que podrían influir en el
proceso de la investigación y en sus resultados. El investigador debe respetar
los principios siguientes:
1. Tener la obligación de reconocer y
dar a conocer las limitaciones del estudio.
2. Saber cuándo recurrir a una
supervisión y al consejo, por ejemplo, de un comité de control o de un
supervisor.
3. Obtener el consentimiento para la
realización del estudio, incluida la participación.
4. Obtener el permiso de un comité ético
o de una organización o autoridad cuando sea posible y según corresponda a la
investigación.
5. Buscar la objetividad y, cuando
corresponda, reconocer los sesgos y las limitaciones personales.
6. Rellenar y presentar los registros e
informes con honradez y precisión y con el compromiso de publicarlos.
7. Dar a conocer los resultados, en lo
cual se incluyen la metodología, las limitaciones, las restricciones y los
patrocinadores con intereses creados.
8. Garantizar que los datos se conserven
de forma segura.
1. Reconocer que los participantes en
los estudios de investigación tienen derecho a la intimidad y la
confidencialidad, con una garantía de protección. Garantizar, cuando sea
posible, el derecho al anonimato.
2. Se obtiene el consentimiento de los
participantes, garantizando que están debidamente informados de su
participación. Este consentimiento, de ser posible, será por escrito.
3. Garantizar que los participantes en
la investigación no estén involucrados en otras que pudieran influir en los
resultados.
4. Cuando exista un conflicto entre el
papel de la matrona en la investigación y en la provisión de atención, habrá un
acuerdo para que la atención pase a manos de otro profesional de la partería.
5. Comprobar el cumplimiento de todas
las garantías en la realización y finalización de la investigación.
Al realizar investigaciones con
personas o en nombre de terceros, las matronas deben ser conscientes de su
papel profesional y reconocer que, por este papel, una matrona puede ser
poderosa y tener una autoridad que puede influir en las decisiones y el
consentimiento de las mujeres. La matrona puede actuar como representante,
consiguiendo que las mujeres tomen las decisiones correctas, en vez de influir
para que actúen en contra de sus deseos.